Gestão de processos impulsiona resultados positivos nas empresas

Realizar uma gestão de processos eficiente é fundamental para que as empresas obtenham crescimento sustentável e conquistem melhores resultados. No entanto, para 17,8% dos empresários, a estruturação e o mapeamento de processos ainda é a principal dificuldade nos negócios, conforme aponta o relatório Visão 2024, do G4 Educação.

Segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), a gestão de processos contribui para que a equipe compreenda a dinâmica da empresa e tenha uma visão mais clara dos impactos que suas ações e decisões geram. Mas, para que ela seja feita de forma assertiva, é preciso seguir algumas etapas.

O primeiro passo é realizar um diagnóstico interno da situação atual. Para isso, o Sebrae recomenda considerar aspectos como rentabilidades e investimentos, satisfação do consumidor, lucros obtidos e os novos negócios que foram gerados naquele período.

Em seguida, é preciso identificar as áreas de melhoria e definir as ações necessárias para garantir resultados mais expressivos, priorizando necessidades urgentes que otimizem o fluxo e a gestão de processos. O Sebrae indica, ainda, a importância da tecnologia nesse cenário, destacando que há ferramentas que otimizam as tarefas, orientam equipes e auxiliam no fluxo de trabalho. 

Ao usar ferramentas para criar relatórios, por exemplo, as empresas conseguem acompanhar o desempenho de cada etapa dos processos e visualizar informações de maneira mais clara. A partir de dados estruturados, fica mais fácil identificar gargalos operacionais e desenvolver estratégias para aprimorar o fluxo de trabalho.

Esses relatórios podem ser compartilhados entre os setores da empresa, facilitando a integração entre as equipes que, a partir do acesso aos mesmos indicadores de desempenho, conseguem promover uma gestão mais colaborativa e orientada por resultados.

ERP e dashboard podem aprimorar o mapeamento

O sistema de gestão empresarial (ERP, na sigla em inglês) é uma das ferramentas tecnológicas que podem ajudar no mapeamento dos processos organizacionais. De acordo com uma pesquisa da Gartner, mais de 80% das empresas que adotaram um software ERP reportaram aumento na eficiência operacional, com uma média de 22% de redução nos custos.

Esses sistemas são desenvolvidos para integrar todos os setores da empresa, automatizando processos e possibilitando o monitoramento dos resultados em tempo real. A partir deles, é possível aprimorar atividades rotineiras, como gerenciar estoques, controlar finanças e emitir notas fiscais.

Para otimizar os processos em determinadas áreas, como o setor de marketing, adotar estratégias específicas, como usar um dashboard, também pode ser interessante. A partir de uma visualização gráfica e intuitiva, o recurso reúne dados de diversas fontes, como mídias sociais, campanhas de e-mail e publicidade, em um só painel. 

Dessa forma, as lideranças podem avaliar as métricas mais relevantes para cada ação de marketing, definindo o que apresenta bom desempenho ou ainda precisa de ajustes. O Sebrae destaca que o dashboard permite que as empresas respondam de forma mais rápida e assertiva às mudanças, com base em informações precisas, e não em suposições.

Para garantir que os colaboradores estejam bem preparados e alinhados às melhores práticas e estratégias de organização, é importante que as empresas ofereçam treinamentos contínuos. A capacitação permite que a equipe compreenda melhor as ferramentas e metodologias empregadas na gestão de processos, maximizando a eficiência e aumentando o engajamento nas tarefas. 

Benefícios de uma gestão otimizada

O Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGISP) aponta que a mudança da cultura organizacional é uma das vantagens proporcionadas pela gestão de processos, visto que ela promove um entendimento mais sistêmico acerca dos processos de trabalho.  

Isso acontece porque os colaboradores passam a ser estimulados a identificar oportunidades de otimização e a colaborar com a inovação nos processos. O movimento fortalece a conexão entre a estratégia empresarial, a gestão de processos e o capital humano, gerando uma organização mais adaptável e eficiente.

Também é destacada como benefício pelo MGISP a redução de custos, como os de retrabalho e logísticos. A partir da identificação de processos ineficientes, especialmente os que exigem grandes investimentos e não geram resultados significativos, é possível implementar ações corretivas ou ajustes estratégicos para maximizar os recursos da organização.