Como criar um plano de comunicação interna eficiente?

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Comunicação interna é uma área integrada que foca as ações dos colaboradores da empresa. Seu objetivo é transmitir e compartilhar informações relevantes e estratégicas dentro da organização.

Esse tipo de comunicação pode ser feito ou de maneira vertical, ou seja, entre os superiores e os subordinados; ou de maneira horizontal, entre funcionários de uma mesma hierarquia.

Essas informações podem ser mensagens mais amplas, como propagar valores, objetivos organizacionais, estratégias de mercado, missões e visões, ou até mesmo algo mais segmentado para um grupo de funcionários selecionados.

O maior objetivo da comunicação interna é fazer com que os funcionários estejam alinhados e engajados com os objetivos do negócio, discursos e causas da corporação.

É assim que a companhia vai estabelecer e estimular condutas que estejam de acordo com aquilo que ela mesmo prega. Mas para estabelecer uma boa comunicação interna, primeiro é necessário ter um bom relacionamento com os profissionais.

O negócio também deve assumir uma conduta transparente, simples, empática e constante para que possa alcançar um objetivo proposto.

Para ajudar gestores e empreendedores, este artigo vai explicar os principais objetivos da comunicação interna, como envolver os colaboradores ao criar um plano de comunicação e quais são as melhores práticas e ferramentas nesse processo.

Metas e alvos do plano de comunicação estabelecido

Um plano de comunicação interna é feito de objetivos e metas, como educar o público interno, difundir a missão, visão, valores e boas práticas, manter um fluxo de informação padronizado e gerar oportunidades para que todos falem e sejam ouvidos.

Também tem como propósito promover a conscientização sobre diversos temas relevantes, aproximar membros de uma equipe ou equipes de vários departamentos e compartilhar informações estratégicas.

É assim que um operador de empilhadeira container vai melhorar suas atividades no dia a dia e os profissionais que trabalham no atendimento ao cliente terão mais facilidade para oferecer suporte.

Planejar essa comunicação é fundamental para aumentar a motivação dos funcionários, criar e fortalecer relacionamentos, incentivar feedbacks constantemente, além de construir pontos de escuta mais democráticos.

O negócio consegue valorizar ideias, conhecer histórias e saber quais são os princípios dos colaboradores, constrói uma imagem positiva junto ao público interno e reduz ruídos de comunicação, boatos e fofocas.

Envolvendo os colaboradores

Para que a comunicação interna seja realmente eficiente, a empresa precisa envolver os colaboradores no processo de planejamento. Para isso, algumas dicas são:

Conhecer bem a empresa e os funcionários

O primeiro passo é estabelecer um alinhamento entre os funcionários e as estratégias da empresa conhecendo esses dois lados a fundo.

O gestor de um fabricante de impressora datacard sp55 plus pode começar conhecendo os valores, dados de mercado, história e cultura da corporação para que possa compartilhar essas informações com o público interno.

Mas também precisa compreender os colaboradores e considerar suas experiências profissionais e outros aspectos como:

  • Valores pessoais;
  • Personalidade;
  • Níveis de formação;
  • Maneiras de atuação.

Tudo isso vai definir maneiras para que as informações sejam repassadas e todos possam ter acesso a elas.

Fazer um planejamento

A comunicação interna também precisa de um bom planejamento, capaz de se antecipar às ações que serão executadas e aos objetivos que precisam ser alcançados.

Esses objetivos podem variar de uma empresa para outra, mas geralmente estão relacionados ao aumento do alinhamento entre os funcionários e os discursos da empresa, além de aumentar o nível de satisfação dos colaboradores.

Também pode ser usada para reduzir o turnover da companhia, aumentar a participação dos profissionais em reuniões estratégicas, além de impulsionar o alcance das metas por funcionário ou equipe.

Incentivar uma comunicação acessível

É fundamental que exista simplicidade nos diálogos para estabelecer uma boa comunicação interna, independentemente se a mensagem vem do presidente para os estagiários, ou vice-versa.

Para que o conteúdo possa ser compreendido, o primeiro passo é compreender o perfil de quem vai receber a informação.

Por exemplo, em um fabricante de cortina estilo romana, o profissional responsável pelo setor de produção precisa evitar linguagens técnicas quando estiver falando com o pessoal de logística.

Se o supervisor vai fazer um pedido para um funcionário novo ou um estagiário, não deve deixar com que sua posição hierárquica prevaleça durante a comunicação. O certo é a abordagem ser mais explicativa para evitar erros e ruídos.

Ser transparente

A transparência é imprescindível para qualquer relacionamento, inclusive dentro das organizações. Os funcionários precisam estar por dentro das novidades, sejam elas boas ou ruins, pois assim terão mais confiança e comprometimento.

Eles precisam ser os primeiros a conhecer as mudanças que podem impactar a rotina de trabalho, assim saberão tudo o que precisam de fontes confiáveis.

Para agilizar a disseminação da informação, é interessante usar canais como e-mail, redes sociais internas, reuniões presenciais e até vídeos.

Desburocratizar o contato

Qualquer tipo de barreira que exista entre os diferentes departamentos da organização acaba criando grupos isolados e retém informações importantes.

Dentro de uma empresa especializada em fachada loja materiais de construção, o processo é bem simples e rápido, porque não existem áreas de lazer conjunta e até mesmo o uso de software para comunicação interna.

Ouvir o público interno

Quando o funcionário é ouvido se sente mais valorizado, e este fator é fundamental para fortalecer a sensação de pertencimento. As pessoas gostam de ver que suas opiniões foram recebidas, reconhecidas e consideradas pelos gestores.

É importante pensar que os funcionários vivenciam a parte técnica e operacional no dia a dia, por isso têm totais condições de falar quais são as falhas e quais seriam as melhorias necessárias para os processos internos.

A corporação deve abrir canais para receber críticas e ideias, além de se mostrar receptiva e disposta a ouvi-los.

Fazendo a construção de um bom planejamento comunicativo

Além das estratégias que ajudam a integrar os colaboradores, existem algumas práticas e ferramentas que ajudam a implementar um plano de comunicação interna eficiente. São elas estas:

Estabelecer objetivos claros

Uma empresa de envidraçamento de sacada automatizado deve estabelecer objetivos claros e expectativas realistas. Mas também é fundamental saber comunicar essas questões claramente para todos os membros da equipe.

Se houver alguma falha por parte deles em perceber quais são esses pontos, pode haver confusão, por outro lado, por meio de uma comunicação eficaz, toda a equipe vai obter resultados rapidamente.

Ao definir um objetivo, o negócio descobre o que precisa ser feito e todas as ações devem ser específicas para alcançá-lo.

Usar a gamificação

Nem sempre é fácil envolver a equipe e promover um método de comunicação realmente inovador, por isso muitas empresas estão optando pela gamificação para motivar os profissionais.

Com ela, uma loja de móveis para sala de estudo planejada consegue incentivar os colaboradores por meio de jogos dentro de um contexto laboral.

Ela transforma algo que os funcionários costumam achar difícil ou confuso, em algo divertido e até gratificante. Uma boa dica é usar a gamificação no onboarding de funcionário.

Esse processo pode ser transformado em uma caça ao tesouro informativa e ele vai se sentir recompensado quando encontrar as pistas e informações com os novos colegas de trabalho.

Investir na gamificação dentro da corporação aumenta a produtividade e faz com que os resultados da equipe sejam muito mais satisfatórios.

Envolver o time no chat online

Um fabricante de caixa de madeira fumigada para exportação pode deixar de lado uma comunicação extremamente profissional para falar com os colaboradores de maneira mais criativa.

Com o trabalho remoto cada vez mais comum, a comunicação também se tornou mais digital, só que alguns sentem dificuldades em expressar suas emoções dessa forma.

Uma boa saída é usar GIFs e emojis, porque isso transmite uma sensação de amizade, adiciona humor e colabora com a personalidade da conversa de tal modo que facilita os modos de se expressar.

Além do mais, com a chegada dos millennials, é cada vez mais importante se adaptar a esse tipo de comunicação porque eles estão totalmente acostumados com isso.

Criar eventos de relacionamento

Para que o convívio seja ainda melhor, uma empresa especializada em procedimento de lockout e tagout pode promover eventos internos.

É possível fazer festas temáticas, viagens para a equipe, happy hours e comemorações quando as metas são alcançadas.

São reuniões sociais ótimas para aproximar os colegas de trabalho e melhorar ainda mais as relações interpessoais.

Considerações finais

A comunicação interna é bem imprescindível para que exista entendimento entre todos os funcionários de uma empresa, independentemente do setor em que cada um atua.

A corporação é como um organismo vivo e todos os seus elementos precisam de entendimento e compreensão mútua para que possam exercer suas funções adequadamente.

Tudo isso é feito por meio de uma boa comunicação interna, algo que envolve planejamento e a participação de todos os colaboradores.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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