O que é PDCA e como ele pode melhorar o seu negócio

O PDCA, pode se resumir em uma boa metodologia para solucionar problemas nas empresas. Ele foca na melhoria contínua do processo e é capaz de resolver problemas que não são fáceis de visualizar.

Muitas vezes, esses problemas também sofreram várias tentativas de resolução com falha. Por isso, seu objetivo é acelerar e melhorar as atividades de uma empresa, identificando problemas, causas e possíveis soluções.

É um processo que alcança um resultado diferente a cada repetição. Esses resultados, por sua vez, serão utilizados de forma cumulativa posteriormente.

Dessa forma, pode-se dizer que o PDCA é um ciclo, e cada uso traz resultados complementares diferentes, o que o torna um método de uso contínuo para obter maior sucesso na resolução de problemas.

Mas, por que ele é importante? Isso torna o processo de reparo mais simples, pois permite a identificação de falhas. Além disso, o ciclo PDCA prioriza a medição, sendo um fator importante na gestão.

Seus resultados devem ser medidos estatisticamente usando dados concretos para poder gerenciar e repetir os melhores processos ou evitar aqueles que não produzem resultados.

Ele pode ser usado tanto como uma maneira de implementar novas ideias quanto para solucionar problemas. O ciclo PDCA na identificação de problemas ou melhoria contínua pode ser implantado em todos os níveis de uma organização, desde o gerenciamento até as operações.

Neste artigo, vamos te explicar como funciona o ciclo PDCA e como aplicar em seu negócio. Continue lendo!

Como aplicar o ciclo PDCA na sua empresa?

Primeiramente, vamos entender o significado da sigla, ela se divide em: Plan, Do, Check, Act e podemos traduzir em:

• Plano;
• Fazer;
• Checar;
• Execução.

Essas são as 4 etapas do ciclo, geralmente começando com o planejamento. Variações estão disponíveis dependendo do tipo de objetivos que a empresa está buscando.

Fase 1: Planejamento

Sua sequência lógica começa com um plano, que foca na parte estratégica. O objetivo aqui é coletar e analisar informações para estabelecer metas e objetivos.

Por exemplo, imagine que uma empresa deseja ter melhores resultados no setor financeiro. Uma das metas e objetivos pode ser o incentivo dos funcionários a cursarem um tecnologo gestão financeira ead.

É muito importante ter um plano/estratégia para resolver os problemas encontrados. Para tanto, devem ser formulados de acordo com os valores e normas políticas da empresa. Em seguida, você considerará estabelecer uma meta desejada com um loop.

Em seguida, escolha o caminho a seguir para atingir o objetivo e defina o método que será utilizado para atingir o objetivo.

Além dessas etapas, no planejamento, serão selecionadas as equipes envolvidas no processo, incluindo os líderes de cada equipe.

Esta etapa de aplicação do ciclo PDCA é dividida em 4 fases:

1. Identificação do problema

Nesta fase, deve-se definir o problema e reconhecer sua importância para o desenvolvimento da atividade. Pergunte a si mesmo “O que aconteceu?”

Registre o histórico do problema, mostrando os danos causados ​​pelo problema, e proponha uma data para a resolução do problema.

Por exemplo, se mesmo tendo profissionais que fizeram curso de gestão financeira ainda houver muitos deslizes nas receitas de sua empresa, é preciso focar na identificação do problema.

Para entender melhor o problema, você pode usar ferramentas como relatórios, dados, gráficos, fotos ou brainstorming.

2. Observação do problema

Agora, as características específicas do problema devem ser cuidadosamente observadas. Esta é provavelmente a etapa mais demorada do processo.

Afinal, além de observar onde ocorre o problema, também é preciso analisar as características do problema sob vários ângulos.

Ao cursar gestão comercial ead melhores faculdades, é possível aprender a como ter uma visão mais aprofundada sobre análise dos pontos fracos dentro de uma corporação.

Ferramentas como a análise de Pareto são frequentemente usadas para dar suporte a essa etapa. Quando concluído, permitirá que o grupo estime o orçamento necessário para resolver o problema e qual é a solução a ser alcançada.

3. Análise do problema

A pergunta a ser feita durante uma análise PDCA é “Por que esse problema está ocorrendo?”

Nesta fase, a causa será descoberta. Invente as causas possíveis, coloque-as em ordem relevante e escolha a causa mais provável.

Além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar os dados menos prováveis, isso é parte do motivo do problema de seleção.

Por exemplo, ferramentas como “5 Porquês”, teste de hipóteses ou diagramas de causa e efeito podem ser usados ​​aqui.

Essas ferramentas são comumente utilizadas durante um curso gestão de marketing e vendas para aprender a criar estratégias e planejamento.

 4. Plano de Ação

Após identificar a causa do problema, é hora de formular ações para corrigi-lo.

Um plano de ação é uma ferramenta ideal para esta etapa. Porque eles permitem que você descreva claramente o que precisa ser feito, quem será o responsável e quando cada tarefa planejada deve ser concluída.

Etapa 2: Execução

A fase DO ou fase do “fazer” é a fase de execução para implementar efetivamente o plano de ação criado.

Esta é uma das etapas mais importantes do ciclo e deve ser monitorada de perto. Portanto, a ação será executada conforme o planejado.

Por exemplo, se a intenção é ajustar a falta de gestão dentro de uma área hospitalar, uma das soluções a serem dadas pode ser ter funcionários cursando gestão hospitalar ead e nesta etapa, podemos ter em mente a disponibilização de benefícios e incentivos para se matricularem.

É importante observar e destacar o resultado (bom ou ruim) de cada tarefa concluída. Isso permite o aprendizado necessário para as equipes envolvidas no processo.

Etapa 3: checagem

No CHECK, é onde ocorre a validação do que foi feito e dos resultados obtidos através do plano de ação.

Essa fase pode ocorrer durante a execução do plano de ação, ou formalmente ao final do plano de ação, podendo envolver pessoas ou grupos de fora da equipe responsável pela solução do problema.

Essa validação inclui a confirmação de que o conteúdo do plano foi implementado, além de comparar os resultados antes e depois e o alcance das metas propostas.

Caso os resultados obtidos na validação não sejam satisfatórios, recomenda-se retornar à etapa de planejamento do PCDA.

É por isso que, ao pesquisar por “faculdade de gestão de pessoas o que faz”, é possível encontrar artigos e matérias que falam sobre a importância da validação e checagem das estratégias estabelecidas.

Etapa 4: Execução

Na fase final, a ACT faz-nos pensar no caminho a seguir no final do ciclo: como divulgar os resultados e aprendizagens obtidas e como lidar com as questões que ainda restam.

Na verdade, eles podem ser abordados na nova “Jornada PDCA” para melhorar continuamente o processo.

Esta etapa é dividida em 2 partes:

1. Padronização

Aqui, as ações corretas no plano de ação são padronizadas. Isso evita que o problema se repita. Essa padronização é realizada criando ou revisando documentos que descrevem o processo (padrão).

Além disso, é importante comunicar mudanças nas diversas ferramentas de comunicação da empresa, como e-mails, reuniões, etc.

Para que essa padronização seja efetiva, as equipes devem conseguir desenvolvê-la, o que requer treinamento e educação dos envolvidos na mudança.

Por exemplo, incentivando a se formar em um curso de gestão de recursos humanos ou outras especializações que possam gerar mais valor para sua equipe.

2. Conclusão

É neste momento que a equipe reflete sobre todos os resultados (com a ajuda de gráficos, fotos e outras ferramentas como análise de Pareto ou checklists).

Você deve documentar o que funcionou e o que não funcionou, identificar áreas que ainda podem ser melhoradas ao longo do caminho, documentar o aprendizado que o ciclo produziu para o grupo e considerar planos futuros.

Você também pode ver como fazer isso passo a passo com um exemplo prático em nosso vídeo:

Por que usar o PDCA?

O ciclo PDCA, também conhecido como ferramenta de qualidade PDCA, é considerado um dos métodos mais fáceis e eficazes das atuais ferramentas de gestão da qualidade.

Utilizar essa abordagem de forma preventiva e contínua, além de priorizar a mensuração de dados e resultados críticos para uma boa gestão, ajuda a identificar possíveis melhorias no processo, evitar decisões impulsivas da equipe e desperdício de recursos.

Para que esses benefícios do PDCA se manifestem em sua utilização, os colaboradores envolvidos no processo devem ter cuidado ao formar a equipe responsável pelo desenvolvimento do PDCA, fornecendo treinamento suficiente para que os métodos utilizados sejam de domínio de todos para que as etapas sejam bem-sucedidas.

Em última análise, o loop precisa ser um processo contínuo! Suas etapas devem continuar evoluindo e não podem ser abandonadas.

Quando um ciclo termina, outro deve começar. Só então as melhorias de processos e atividades podem ser acumuladas e visíveis para toda a organização.

Da mesma maneira que um estudante da área contábil pesquisa por “quanto custa o curso de gestão financeira” antes de se matricular, é recomendado que você e sua equipe pesquisem e se aprofundem no ciclo PDCA para ter conhecimento aprofundado de como implementar e, assim, ter os melhores resultados possíveis. 

Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog It Business Fórum, site voltado para a veiculação de conteúdos relevantes sobre negócios, startups e estratégias para pequenas, médias e grandes empresas.